荷物・郵便物のデータ化がもたらすメリットと今後の展望について
株式会社トドケール（本社：東京都千代田区、代表取締役：野島剛、以下トドケール）は、郵便物・配達物クラウド管理システム「トドケール」において、社内便の管理機能を新たにリリースしました。
『トドケール』公式サイト:
https://www.todoker.com/
■実装背景
現在、多くの企業で利用されている社内便は紙の封筒を繰り返し使い回し、手書きで宛先を記載する形式が一般的です。しかし、この形式には、封筒の文字が殴り書きで判読できない、宛先社員の姓のみの記載で宛先となる社員が判別できない、送付先のビルに宛先に該当する部署がないなど、運用において多くの問題が発生しており、これらの問題は最悪の場合、社内便の紛失にもつながります。
社内便の利用において、あまり不便を感じていないという社員も多数いますが、これらの問題は社内便を管理する総務・メール室の方々の絶え間ない努力によって解決されており、その問題解決のための負担はとても大きいと言われています。
社内便は、誰が・いつ・どのくらいの物量を発送しているのか不透明。また、受取ステータスも見えないので管理工数がかかる。
今回リリースした社内便管理機能を活用することで、社内での郵便物・荷物の流れやそのステータスを可視化でき、発生しているコストの数値化と改善に役立てることができます。また、発送した社内便の現在のステータスや、受取確認などをシステム上で行うことができるため、発送物の紛失リスクや社員からの問合せ対応や社員間での到着および発送確認の工数を削減することが可能です。
■今後の展望について
トドケールはオフィスに届く荷物・郵便物の受取管理機能に加え、オフィスから発送する荷物・郵便物や社内便の管理機能を実装することで、オフィスとオフィスを繋ぐプラットフォームとして成熟していくことを目指しています。
今後は物流企業様と連携することで、オフィスを取り巻くモノのウケワタシを全体最適するためのハブとスポークを構築し、全ての従業員が物理的な制約から開放されたスマートな働き方を提案できるようにアップデートしていきます。
「トドケール」について株式会社トドケールは「人とモノをつなぐ」をミッションに、人とモノの情報をデータ化し、「ウケワタシをカンタンに」することで、柔軟な働き方の推進と新しいオフィスの形を実現すること目指しています。特に近年、ハイブリッドワークやリモートワークという新しい働き方を取り入れる会社にとって、物理的なモノやモノに関係するアナログな情報はそれを取り扱う社員の足かせとなり、柔軟な働き方の阻害要因となっており、トドケールは総務領域のデジタル化を推進し、より自由な働き方と効率的なオフィス運営を実現します。
郵便物・配達物管理クラウドアプリケーション「トドケール」「トドケール」はスマートな総務・メール室のための郵便物・配達物管理クラウドアプリケーションです。大きな設備投資なく、スマートフォンとPCで手軽に郵便物や配達物のデジタル管理及び処理の自動化を始めることができます。障害者で運用するメール室のハイブリッドワーク適応化や受け取る社員のリモートワーク効率化とそれに伴うオフィス面積の最適化など、多くの効果を期待することができます。
郵便物・配達物管理ミニBPOサービス「クラウドメール室」「クラウドメール室」はオフィスに届く郵便物を電子化して配布する郵便物管理に特化したミニBPOサービスです。周囲がリモートワークの恩恵を享受する中、郵便物を確認、配布するために出社していた総務の業務をクラウドメール室が代行します。郵便物は画像形式で従業員のもとへ通知され、PDFスキャンや転送など、必要な処理をボタン一つで依頼することができます。総務の人材不足解消、社内の労働環境格差の解消に貢献します。
トドケール 会社概要
会社名：株式会社トドケール
会社所在地：東京都千代田区平河町1丁目3番12号 第二秩父屋ビル1階
設立：2018年7月24日
代表取締役：野島 剛
事業内容：
オフィス・館内物流を管理するクラウドアプリケーション「トドケール」の開発・運営
オフィスに届く郵便物をデジタルに通知・管理するメール室業務代行サービス「クラウドメール室」の提供
導入事例：
コクヨ株式会社・コクヨ＆パートナーズ株式会社
ENECHANGE株式会社
公式キャラクター：トドの「トドケルくん」
